W celu prowadzenia dobrze prosperującej działalności gospodarczej konieczne jest zadbanie o odpowiednie przedstawicielstwo. Jest możliwe między innymi z użyciem samochodu firmowego. Pracownicy korzystający z samochodów firmowych mogą poświęcać mniej czasu na dojazdy, udawać się na delegacje służbowe w szybkim czasie oraz korzystać z niego do celów prywatnych, jeżeli pracodawca wyrazi na to zgodę. Zapewnienie samochodu służbowego jest szczególnie istotne dla przedstawicieli handlowych, audytorów, serwisantów oraz stanowi bonus do wynagrodzenia za pracę.
Jednak w celu zapewnienia legalności działań związanych z zapewnieniem samochodu służbowego, zarówno po stronie pracodawcy jak i pracownika leżą różnego rodzaju obowiązki.
Do obowiązków pracodawcy należą:
- Zapewnienie sprawnego technicznie pojazdu z aktualnym ubezpieczeniem. Samochód powinien posiadać wymagane przeglądy.
- Pokrycie kosztów eksploatacyjnych takich jak paliwo, serwis, naprawy, ubezpieczenie, oraz koszty związane z użytkowaniem GPS i innych systemów monitoringu.
- Szkolenie z obsługi pojazdu, w tym szkolenie z zakresu bezpieczeństwa oraz korzystania z systemów monitoringu GPS.
- Przestrzeganie przepisów BHP - pracodawca musi zapewnić, aby warunki użytkowania samochodu służbowego były zgodne z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Informacja o monitorowaniu użytkowania pojazdu – pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o formie oraz celach zastosowania systemów monitorujących GPS. Muszą być one jednak zgodne z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych.
Obowiązkami pracownika, są:
- Przestrzeganie przepisów ruchu drogowego
- Dbanie o stan techniczny oraz czystość pojazdu. Wiąże się to również z udawaniem się na przeglądy techniczne samochodu.
- Korzystanie zgodnie z przeznaczeniem - samochód służbowy powinien być używany wyłącznie do celów służbowych, chyba że pracodawca wyraził zgodę na inne formy użytkowania, np. do celów prywatnych.
- Prowadzenie ewidencji użytkowania – dokumentowanie trasy, celów podróży oraz ilości przejechanych kilometrów.
- Zgłaszanie wypadków i kolizji - w przypadku wypadku, kolizji lub innych zdarzeń drogowych, pracownik ma obowiązek niezwłocznie zgłosić to zdarzenie pracodawcy.
- Zgłaszanie pracodawcy usterek oraz wad samochodu.
- Przestrzeganie regulaminu użytkowania - pracownik powinien przestrzegać wewnętrznych regulaminów firmy dotyczących użytkowania samochodów służbowych, które mogą określać dodatkowe zasady i obowiązki.
- Odpowiedzialność za szkody – regulowana jest zgodnie z przepisami prawa pracy, kodeksu cywilnego i wewnętrznymi regulaminami firmy.
- Parkowanie na parkingach strzeżonych lub w garażu
Odpowiedzialność za nieprzestrzeganie tych zasad
Gdy pracodawca wyrazi zgodę na korzystanie z samochodu firmowego do celów prywatnych, może nieść to wiele korzyści dla pracownika. Bowiem to pracodawca w takim wypadku musi pokryć koszty zakupu paliwa, wymiany opon, ubezpieczenia pojazdu oraz zapewnienia obowiązkowych przeglądów okresowych. W przypadku, gdy pracownik nie posiada własnego samochodu, mogłoby zwolnić go to z znacznej ilości kosztów, które w przeciwnym wypadku musiałby ponosić.
W przypadku, gdy pracownik może korzystać z samochodu do celów prywatnych, zalicza się to do świadczeń nieodpłatnych. Wartość tego przychodu stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Pomimo licznych zalet posiadania samochodu służbowego, można napotkać na niedogodności, na przykład w postaci niemożliwości uzyskiwania zniżek na ubezpieczenie OC. Umowa z ubezpieczycielem zawierana jest z właścicielem pojazdu – czyli w tym przypadku z pracodawcą. Jako jedynie użytkownik, pracownik nie będzie stroną tej umowy, przez co nie będzie budować pozytywnej historii użytkowania pojazdu. Byłoby to możliwe jedynie wtedy, gdyby pracodawca podał dane pracownika jako użytkownika pojazdu w umowie z ubezpieczycielem – nie jest to jednak często stosowana praktyka.
Należy również pamiętać, że Kodeks Cywilny nakłada na posiadacza obowiązek oddania rzeczy w stanie niepogorszonym. Oznacza to, że pracownik – w przypadku zabrudzenia tapicerki, porysowania pojazdu lub udziału w kolizji – będzie musiał zapłacić pracodawcy odszkodowanie za naruszenie kondycji pojazdu.
