Monitoring pojazdów służbowych pracowników pozwala na szybkie i łatwe zlokalizowanie floty pojazdów, ułatwia prowadzenie działalności gospodarczej oraz sprawowanie kontroli nad wydatkami, niezależnie od tego czy dysponujemy jednym, czy kilkoma autami w firmie.
Zastosowanie monitoringu odnajdujemy nie tylko w branży motoryzacyjnej, ale przedsiębiorstwach handlowych, transportowych, spedycyjnych czy usługowych. Rozwiązań technologicznych w tym zakresie jest wiele, bowiem na rynku jest przynajmniej kilkadziesiąt firm oferujących tego typu usługę. Montując urządzenia GPS w naszych pojazdach przeznaczonych dla pracowników warto jednak pochylić się również nad przepisami prawnymi w tym zakresie, w szczególności związanymi z przetwarzaniem danych w aspekcie rozporządzenia RODO.
Pracodawca, który chce zamontować lokalizatory GPS w pojazdach służbowych, które następnie będą użytkowane przez pracowników, powinien w pierwszej kolejności ustalić zasady monitorowania zgodne z RODO. Dalej, jeśli monitorowany samochód będzie przypisany do pracownika, czyli dochodzi już do przetwarzania danych, należy poinformować o tym fakcie pracowników. Jest to obowiązek informacyjny zgodnie z art 13 RODO, czyli przekazanie informacji o celu i sposobie przetwarzania danych osobowych. W sytuacji kiedy monitoring GPS będzie śledził trasy pracownika również poza godzinami pracy, a więc w czasie prywatnym, należy uzyskać od pracownika wyraźną zgodę na przetwarzanie jego danych związanych z lokalizacją. Jeśli natomiast system monitoringu obejmie jedynie wyjazdy służbowe i tylko w czasie godzin pracy, wystarczy pracownika poinformować. Nadto, pracownika należy powiadomić, kto i jak długo będzie przechowywał jego dane osobowe. Najlepszą formą, która pozwoli określić wszelkie prawne zasady funkcjonowania floty, jest polityka flotowa, która będzie zawierała regulamin monitorowania i użytkowania pojazdów służbowych. Dane osobowe powinny być przechowywane tylko przez okres niezbędny do uzyskania określonego celu. Po upływie tego czasu, należy niezwłocznie usunąć dane osobowe. Ważne jest zarówno samo usunięcie danych jak i wykazanie, że faktycznie doszło do ich usunięcia. Pracodawca, jako administrator danych powinien poinformować pracownika, że usunął dane po upływie ustalonego wcześniej okresu. Rozwiązaniem może być protokół w formie pisemnej, potwierdzający usunięcie danych. Celem instalacji urządzeń lokalizacyjnych może być nadzór nad właściwym wykonywaniem pracy w terenie lub ochrona mienia pracodawcy.
Jeśli firmowe samochody wykorzystywane są w przedsiębiorstwie tylko i wyłącznie do celów służbowych, w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, warto skorzystać z Elektronicznej Ewidencji Pojazdów, która pozwala na odliczenie 100% podatku VAT od kosztów związanych z pojazdami.
Warto wskazać, że urządzenie GPS może zapisywać dane dotyczące stylu jazdy, rozpoczęcia i zakończenia podróży, zużycia paliwa, postojów, prędkości etc.
Należy pamiętać, że cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinien być ustalony w Regulaminie pracy, jeżeli pracodawca jest obowiązany do ustalenia regulaminu. Niezależnie od powyższego, pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Pracodawcy jednak często zapominają o obowiązku poinformowania zatrudnianych pracowników o tym, iż stosuje się monitoring. Przykładowe cele jakie mogą się znaleźć w Regulaminie pracy lub/oraz w obowiązku informacyjnym RODO dla pracowników to: zabezpieczenia mienia pracodawcy, zmniejszenie kosztów paliwa poprzez optymalizację tras przejazdów pojazdów służbowych, nadzorowanie mienia pracodawcy, monitorowanie przestrzegania przepisów ruchu drogowego, przestrzeganie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Należy podać również podstawę prawną przetwarzania takich danych, oraz co obejmuje monitoring (zakres), i w jakich godzinach np. całodobowo. Musimy wskazać także kto jest uprawniony do przeglądania zarejestrowanych danych oraz do kontroli urządzeń rejestrujących. Dane zarejestrowane za pomocą monitoringu powinny być przetwarzane jedynie przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Wyjątek stanowi sytuacja, w której nagranie z monitoringu może być użyte lub będzie użyte jako dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa – w takim przypadku okres przechowywania nagrania z monitoringu wydłuża się do chwili prawomocnego zakończenia przedmiotowego postępowania.
Na koniec warto zwrócić uwagę, co powinna zawierać umowa z firmą świadczącą usługi transmisji danych z urządzeń lokalizujących. Dla pracodawcy istotny będzie serwis oraz gwarancja tych urządzeń GPS oraz od strony RODO – zawarcie z tym podmiotem umowy powierzenia przetwarzania danych, gdzie pracodawca będzie administratorem, a firma zewnętrzna procesorem i oznakowanie pojazdów naklejką „GPS”.
Autorem publikacji jest r. pr. Małgorzata Miller.
