Umowy zawierane w ramach jednej grupy kapitałowej to częsta praktyka w obrocie gospodarczym. W grupach kapitałowych niejednokrotnie zdarza się, że w organach spółek zamierzające zawrzeć ze sobą umowę funkcję pełnią te same osoby. Jednak w przypadku, gdy dwie spółki reprezentowane są przez tę samą osobę, pojawia się istotne ryzyko związane z dyspozycją art. 108 Kodeksu cywilnego (KC), który wprowadza zakaz zawierania tzw. umów z samym sobą. Z tego artykułu dowiesz się, jak skutecznie i zgodnie z prawem zawierać umowy w ramach grupy kapitałowej, aby uniknąć ryzyka ich nieważności.
Czym jest umowa z „samym sobą” w rozumieniu art. 108 KC?
Kodeks cywilny stanowi, że pełnomocnik nie może być drugą stroną czynności prawnej, której dokonywa w imieniu mocodawcy, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa albo że ze względu na treść czynności prawnej wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Przepis ten stosuje się odpowiednio w wypadku, gdy pełnomocnik reprezentuje obie strony. Przepis ten ma na celu zapobieganie konfliktowi interesów i chronienie interesów obu stron umowy. Przepis ten, choć odnosi się bezpośrednio do pełnomocników, a nie do członków zarządu, zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą sądów, w tym z wyrokiem Sądu Najwyższego z 24 kwietnia 2018 r. (CSK V 425/17), może być stosowany analogicznie do przedstawicieli organów spółek kapitałowych. Zdaniem Sądu Najwyższego zastosowanie art. 108 k.c. do spółek kapitałowych jest uzasadnione możliwością wystąpienia konfliktu interesów między reprezentowanymi podmiotami (spółkami). Oznacza to, że członkowie zarządu reprezentujący spółki kapitałowe nie mogą reprezentować obu stron czynności, chyba że spełnione zostaną przesłanki we wskazanym wyżej przepisie.
Sytuacja w grupach kapitałowych
W grupach kapitałowych, szczególnie w dużych holdingach, naturalnym zjawiskiem jest współdziałanie różnych podmiotów w ramach jednej struktury. Często zdarza się, że dwie spółki z tej samej grupy reprezentowane są przez tę samą osobę (np. prezesa zarządu lub prokurenta). W takim przypadku pojawia się ryzyko uznania, że organ działał w sposób naruszający omawiane przepisy.
Konsekwencje naruszenia art. 108 KC
Naruszenie tego przepisu może prowadzić do uznania umowy za nieważną. Przepisy te są stosowane restrykcyjnie, dlatego warto z wyprzedzeniem wdrożyć opisane wyżej środki zapobiegawcze. Konsekwencje mogą obejmować nie tylko nieważność samej umowy, ale także potencjalne roszczenia odszkodowawcze w przypadku strat finansowych jednej ze stron.
Jak skutecznie zawierać umowy w ramach jednej grupy kapitałowej?
Aby uniknąć sankcji nieważności umowy, należy zadbać o odpowiednie procedury i mechanizmy, które pozwolą na zgodne z prawem zawieranie umów wewnątrz grupy kapitałowej.
- Udzielenie specjalnego upoważnienia (tzw. klauzuli zgody) w umowie spółki:
Zgodnie z art. 108 KC, możliwe jest skuteczne zawarcie umowy, jeżeli strony udzielą reprezentantowi wyraźnego upoważnienia do reprezentowania interesów obu stron. Wobec tego, jeżeli zawieranie umów w ramach grupy kapitałowej jest powszechną praktyką, warto rozważyć wprowadzenie tzw. klauzuli zgody do umowy spółek, w której strony udzielą upoważnienie przedstawicieli organów spółki do dokonywania czynności w imieniu spółki, kiedy drugą stronę reprezentuje ta sama osoba. W takiej sytuacji art. 108 k.c. nie zostanie naruszony, a strony niejako wyłączą jego zastosowanie.
- Ustanowienie innego pełnomocnika do zawarcia konkretnej umowy:
Jednym z prostszych sposobów na uniknięcie ryzyka nieważności umowy w przypadku, gdy strony są reprezentowane przez tą samą osobę jest ustanowienie odrębnych pełnomocników dla każdej ze stron. Praktyka ta minimalizuje ryzyko konfliktu interesów oraz eliminuje wątpliwości dotyczące zgodności umowy z art. 108 KC.
c) Zgoda zgromadzenia wspólników:
Kolejną możliwością jest powzięcie uchwały przez Zgromadzenie Wspólników (w przypadku spółki z o.o.) lub Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy (w spółce akcyjnej i prostej spółce akcyjnej) w przedmiocie wyrażenia zgody na zawarcie określonej umowy (istotne jest, aby w uchwale dokładnie opisać warunku kontraktu, a najlepiej żeby treść umowy stanowiła załącznik do podjętej uchwały) z określoną spółką, gdzie Wspólnicy wyrażają zgodę na to, żeby dwie strony umowy były reprezentowane przez tę samą osobę w zarządach spółek. W treści uchwały warto dodać również zastrzeżenie, że strony wyłączają zastosowanie art. 108 k.c.
d) Ustalenie mechanizmu kontroli interesów stron – brak konfliktu interesów stron umowy:
Warto również zwrócić uwagę, że art. 108 k.c. stanowi, że może dokonać czynności prawnej stanowiącej czynność "z samym sobą", jeżeli ze względu na jej treść wyłączona jest możliwość naruszenia interesów mocodawcy. Należy przede wszystkim rozważyć, czy w danym stanie faktycznym istnieje jakiekolwiek ryzyko naruszenia interesów spółki. Innymi słowy, trzeba ocenić, czy podjęcie czynności przez dwie spółki reprezentowane przez tę samą osobę stwarza ryzyko konfliktu interesów którejkolwiek ze stron uczestniczących w tej czynności.
Grupy kapitałowe często ustalają specjalne procedury wewnętrzne, które pozwalają na weryfikację zgodności interesów obu stron transakcji. Można tu zastosować mechanizmy kontroli i oceny, które zapewnią, że umowa jest zawarta na zasadach rynkowych, co może być dowodem braku konfliktu interesów.
Wskazówki praktyczne:
- Dokumentacja wewnętrzna: Utrzymuj jasną dokumentację upoważnień oraz zgód, jakie zostały udzielone dla poszczególnych transakcji.
- Przestrzeganie procedur compliance: Wprowadzenie procedur dotyczących zawierania umów w ramach grupy kapitałowej oraz formalnych zgód na pełnomocnictwa może pomóc w zminimalizowaniu ryzyka zakwestionowania transakcji.
- Przejrzystość i jawność: Warto zadbać o transparentność zawieranych umów, aby w razie ewentualnych roszczeń możliwe było wykazanie, że transakcja była zgodna z interesami obu stron.
Jednak, ewentualne wykazywanie braku konfliktu interesów może być problematyczne w potencjalnym sporze sądowym, więc w celu zabezpieczenie interesów spółki lepiej dodatkowo pozyskać uchwałę np. Zgromadzenia Wspólników lub wprowadzić stosowne postanowienia do umowy spółki.
Podsumowanie
Zawieranie umów między spółkami reprezentowanymi przez tę samą osobę wymaga szczególnej uwagi. Zastosowanie się do zasad opisanych powyżej pozwala uniknąć ryzyka nieważności umowy i zabezpiecza interesy grupy kapitałowej. Należy pamiętać, że transparentność, formalne zgody oraz procedury wewnętrzne to klucz do skutecznego i bezpiecznego zawierania umów wewnątrz grup kapitałowych.
Jeżeli masz pytania, to zachęcamy do kontaktu.
