Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się ze spełnieniem przez firmy szeregu obowiązków. Weryfikacji tych obowiązków dokonują organy administracji publicznej, które są upoważnione do przeprowadzania kontroli przedsiębiorcy. Najczęściej jednak, jest ona dokonywana na skutek złożenia zawiadomienia przez uprzedniego pracownika, który rozstał się z firmą w spornych okolicznościach. Oczywiście nie brakuje również samodzielnej kontroli przez właściwy organ.
Wśród uprawnionych podmiotów należy wymienić Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Państwową Inspekcję Pracy, Urząd Skarbowy, Urząd Celno–Skarbowy, Państwową Inspekcję Sanitarną, Inspekcję Handlową, Urząd Ochrony Danych Osobowych czy Inspekcję Ochrony Środowiska.
Powyższa lista nie jest zamknięta, a to oznacza, że w Polsce funkcjonuje spora ilość organów, które mogą wszcząć postępowanie kontrolne przeciwko danemu przedsiębiorcy.
Pierwszym etapem każdej kontroli jest przeprowadzenie przez organ analizy prawdopodobieństwa naruszenia prawa przez przedsiębiorcę. Jeżeli organ kontrolny uzna, że dana osoba może naruszać obowiązujące prawo lub gdy takie naruszenie ma już miejsce, rozpoczyna tzw. uprzednie działania kontrolne. Przedsiębiorca jest informowany o planowanej kontroli, co zazwyczaj odbywa się listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Szczegółowe regulacje dotyczące kontroli przedsiębiorców znajdują się w ustawie z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2018 r. poz. 650). Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Warto zwrócić uwagę co powinno zawierać takie zawiadomienie, by nie budziło wątpliwości przedsiębiorcy pod względem autentyczności dokumentu. Przede wszystkim należy sprawdzić czy istnieje taki organ kontroli, kiedy oraz z jaką datą wystawiono dokument, czy prawidłowo został oznaczony przedsiębiorca, oraz najważniejsze – jaki jest zakres przedmiotowy kontroli. Sprawdźmy także kto podpisał się na przesłanym nam dokumencie. Można przedzwonić do organu i poprosić o połączenie z osobą wskazaną w zawiadomieniu z imienia i nazwiska i potwierdzić powyższe informacje. Ponadto, czynności kontrolne mogą być wykonywane przez pracowników organu kontroli po okazaniu przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymacji służbowej upoważniającej do wykonywania takich czynności oraz po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
Warto wspomnieć, że kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Tylko za zgodą przedsiębiorcy, kontroler może zabrać dokumenty firmy do siedziby organu kontroli. Dodatkowo, wprowadzono możliwość, za zgodą przedsiębiorcy, prowadzenia kontroli w sposób zdalny, o ile jest to możliwe, w przypadkach, kiedy może to usprawnić prowadzenie kontroli lub przemawia za tym charakter prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, co do którego możemy wnieść zastrzeżenia. Oczywiście w powołanej wyżej ustawie określono ramy czasowe kontroli, ale z doświadczenia należy zwrócić uwagę na fakt, iż organy na krótko przed upływem wyznaczonego okresu przesyłają decyzję o jej przedłużeniu.
Jakich kontroli przedsiębiorcy mogą spodziewać się w najbliższym czasie?
Państwowa Inspekcja Pracy przedstawiła swój plan kontroli na lata 2022 – 2024. Inspektorzy pracy mają sprawdzać przestrzeganie przepisów ustawy covidowej, o czasie pracy, wypłacie wynagrodzeń, umowy cywilnoprawne, zatrudnianie niepełnosprawnych, a teraz w obliczu wojny w Ukrainie i masowego przybywania do Polski uchodźców – zatrudniania cudzoziemców. Kontroli podlegać będą zakłady pracy funkcjonujące na rynku nie dłużej niż 3 lata (licząc od daty zatrudnienia pierwszego pracownika). Formuła pierwszych kontroli w mikro i małych przedsiębiorstwach ma mieć podobno charakter przede wszystkim instruktażowo-doradczy i motywujący do przestrzegania przepisów. Inspektorzy będą koncentrować się także na ocenie warunków świadczenia pracy, w szczególności na podstawie umów zlecenia i umów o dzieło, a także umów zawartych z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą – z uwzględnieniem powtarzalności ich zawierania.
Kontrole planowe, jak i stanowiące reakcję na skargi obejmą w szczególności obszar przestrzegania przepisów dotyczących obowiązku wypłacania minimalnej stawki godzinowej. Zakres przedmiotowy kontroli ma uwzględnić także zagadnienia dotyczące: rzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy, zapewnienia odpoczynków dobowych i tygodniowych, pracy ponadwymiarowej, pracy w porze nocnej oraz w niedziele i święta. Pokreślenia wymagają branże: handel i naprawy, działalność usługowa, przetwórstwo przemysłowe. Jak czytamy w przedstawionym planie kontroli, celem jest wyeliminowanie zjawiska „szarej strefy”, dlatego zadania kontrolne ukierunkowane zostaną na ujawnianie przypadków zatrudniania pracowników bez zawarcia na piśmie umowy o pracę. Kontrolami objęte będą m.in. zakłady, które powierzają pracę sezonowo i te, w których w określonych porach roku następuje wzrost zatrudnienia (np. punkty gastronomiczne, przedsiębiorstwa świadczące usługi turystyczne lub sportowo-rekreacyjne). Typowanie podmiotów do kontroli będzie się odbywać m.in. w oparciu o monitoring mediów, w tym również mediów elektronicznych (artykuły i doniesienia prasowe, fora internetowe itp.).
Z uwagi na fakt, że celem kontroli jest również ujawnianie przypadków nielegalnego powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom i naruszania praw pracowniczych oraz weryfikację legalności powierzania i wykonywania pracy przez cudzoziemców, należy wspomnieć o najnowszej regulacji, projekcie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa, która w najbliższych dniach będzie procedowana w Sejmie. Ma ona zapewnić obywatelom Ukrainy swobodny dostęp do polskiego rynku pracy w ten sposób, że podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi będzie obowiązany w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez cudzoziemca powiadomić za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – praca.gov.pl właściwy urząd pracy o powierzeniu pracy temu cudzoziemcowi na okres do 24 miesięcy. Niespełnienie tych warunków będzie oznaczać brak możliwości wykonywania pracy bez zezwolenia na pracę.
Podobnie, plan kontroli na rok 2022 opublikował Zakład Ubezpieczeń Społecznych w biuletynie. Wynika z niego, że ten organ kontroli będzie chciał się skupić na prawidłowości naliczaniu składek przez płatników, w szczególności zatrudniających więcej niż 21 ubezpieczonych. Z kolei na stronie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych czytamy, że będą sprawdzane podmioty, które przetwarzają dane osobowe przy użyciu mobilnych aplikacji – kontroli podlegać będzie sposób zabezpieczenia i udostępniania danych osobowych przetwarzanych w związku z użytkowaniem tych aplikacji.
Niestety, Polski Ład to nie tylko zmiany w zakresie opodatkowania, ale także szersze uprawnienia Krajowej Administracji Skarbowej, która jako organ kontroli skarbowej może dokonać tymczasowego zajęcia ruchomości czy nabycia sprawdzającego. Takie uregulowania dają postawy do kontroli w każdym momencie, a podatnik może nawet nie wiedzieć, że kontrola odbywa się właśnie u niego.
Podsumowując, w 2022 r. warto zweryfikować swoją dokumentację, prawidłowość jej sporządzania, podstawy zatrudniania pracowników, naliczania składek, kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych, bo jak przedstawiłam powyżej, należy przygotować się na liczne kontrole przedsiębiorstw w wielu branżach. Lepiej to zrobić wcześniej, kiedy mamy czas na uzupełnienie naszych braków czy poprawienie błędów. W toku wszczętej kontroli może już być za późno na podjęcie jakichkolwiek działań.
Auorem artykułu jest radca prawny Małgorzata Miller.
