W przygotowanym przez nas projekcie Kalendarz Compliance, październik mija pod znakiem audytu wewnętrznego przedsiębiorstwa.
Na początku warto pochylić się nad znaczeniem pojęcia audytu wewnętrznego.
Audyt wewnętrzny to inaczej kontrola wewnętrzna, czyli proces kontrolny realizowany przez osobę, kilka osób lub określoną jednostkę w celu umożliwienia uzyskania efektywności i wydajności operacyjnej przedsiębiorstwa, a także wiarygodności sprawozdań finansowych oraz zgodności prowadzonej działalności z przepisami prawa i innymi regulacjami.
Jak zorganizować audyt wewnętrzny przedsiębiorstwa
Przede wszystkim należy pamiętać, że kontrola wewnętrzna powinna być zorganizowana w taki sposób, aby adekwatnie odpowiadała potrzebom danego przedsiębiorstwa. Nie ma możliwości stworzenia jednego uniwersalnego wzorca audytowego, który sprawdziłby się w każdej organizacji. W związku z powyższym, w załączniku przedstawiamy ramową strukturę systemu kontroli wewnętrznej w ramach przedsiębiorstwa. Na podstawie poniższego grafu, biorąc pod uwagę specyfikę danej organizacji, buduje się system kontroli wewnętrznej. Najważniejsze elementy systemu audytowego to przede wszystkim analiza ryzyka i czynności kontrolne, ale także zaliczyć do nich należy system informacyjny oraz działania monitorujące zmiany i procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.
Jakie korzyści zapewnia audyt wewnętrzny przedsiębiorstwa
System kontroli wewnętrznej pozwala osobie zarządzającej przedsiębiorstwem na uzyskanie istotnych informacji dla dalszego prowadzenia działalności. Są to przede wszystkim informacje o przestrzeganiu przepisów prawa, funkcjonowaniu systemu informacji zarządczej, skuteczności ujawniania błędów i nieprawidłowości oraz działaniach naprawczych, ocenie struktury organizacyjnej, obiegu dokumentów, a także czynnościach zleconych zewnętrznym podmiotom (outsourcing).
Audyt a polityka compliance
Z audytem wewnętrznym nieodłącznie związana jest polityka zgodności (compliance). Stanowi ona system, który ma zapewnić zgodność działań podejmowanych w ramach danej organizacji z obowiązującymi normami wewnętrznymi i zewnętrznymi, a przede wszystkim zgodność z obowiązującym prawem. Celem polityki compliance jest ograniczenie ryzyka prowadzonej działalności, wzmocnienie konkurencyjności, pozycji przedsiębiorstw na rynku oraz zaufania ze strony klientów i kontrahentów. Wprowadzenie polityki zgodności niesie za sobą wiele korzyści dla organizacji. Aby jednak w pełni wykorzystać możliwości polityki compliance, konieczna jest jej prawidłowa inkorporacja w ramach przedsiębiorstwa. W załączniku znajdziecie Państwo ikonografię przedstawiającą 5 kroków skutecznej polityki compliance.
Jakie konsekwencje w przypadku braku zgodności w podejmowanych czynnościach w przedsiębiorstwie
Należy podkreślić, że brak zgodności podejmowanych czynności w ramach prowadzonego przedsiębiorstwa niesie za sobą konsekwencje finansowe i niefinansowe. W pierwszym przypadku pojawia się ryzyko nałożenia kary pieniężnej przez właściwy organ kontroli zewnętrznej na organizację lub poszczególnych członków, odpowiadających za podejmowanie decyzji. Może również pojawić się obowiązek zapłaty odszkodowania dla klienta lub kontrahenta.
Skutki niefinansowe potrafią w znacznie dotkliwszy sposób oddziaływać na przedsiębiorstwo. W szczególności należy wskazać pogorszenie reputacji firmy, a w konsekwencji utrata zaufania klientów i kontrahentów, co wpływa na obniżenie pozycji rynkowej. Skutki mogą także dotknąć bezpośrednio osoby zarządzające organizacją. Brak zgodności prowadzonej działalności może doprowadzić do konieczności wprowadzenia zmian osobowych w składzie zarządzającym.
Na zakończenie pamiętajmy, że kluczowym elementem audytowania ma środowisko wewnętrzne organizacji. Chodzi tu przede wszystkim o pracowników przedsiębiorstwa, sposób sprawowania zarządu, sposób delegowania uprawnień i odpowiedzialności. Wszystkie te czynniki wpływają na skuteczność wprowadzonego systemu kontroli wewnętrznej, który nie może funkcjonować bez aktywnego uczestnictwa całej kadry.
Jeżeli będą Państwo zainteresowani współpracą z Kancelarią w przedmiocie przeprowadzenia audytu wewnętrznego w przedsiębiorstwie, zachęcamy do kontaktu:
Małgorzata Miller, radca prawny
malgorzata.miller@krotoski-adwokaci.pl, 664 330 302
