Szanowni Państwo!
Kierując się troską o dobro naszych klientów uprzejmie przypominamy o zbliżającym się terminie na sporządzenie sprawozdania za rok 2018, w tym o szeregu obowiązków związanych ze sporządzaniem i składaniem sprawozdań za ten rok.
I. Sporządzenie i podpisanie e-Sprawozdania Finansowego
- Co do zasady do końca trzeciego miesiąca roku następnego po roku podatkowym (obrotowym) podmioty do tego zobowiązane muszą sporządzić roczne sprawozdanie finansowe (najczęściej będzie to 31 marca 2019 r.).
- Zgodnie z obowiązującymi przepisami, sprawozdania finansowego od 1 października 2018 nie sporządza się w zwykłej formie papierowej lecz w formie elektronicznej tzw. „e-Sprawozdanie Finansowe." Wymagany jest format XML dla następujących sprawozdań:
a) sprawozdania finansowe podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców sporządzone od 1 października 2018, niesporządzone zgodnie z MSR,
b) skonsolidowane sprawozdania finansowe sporządzone od 1 października 2018, niesporządzone zgodnie z MSR.
- Struktury logiczne sprawozdań dostępne są w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów.
- E-Sprawozdanie Finansowe musi być podpisane w formie elektronicznej tj. kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (dotychczas nazywanym podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP). E-Sprawozdanie Finansowe powinno zostać podpisane minimalnie dwa razy, przez osobę sporządzającą sprawozdanie finansowe i kierownika jednostki. W przypadku np. zarządu wieloosobowego, każda osoba należąca do zarządu musi złożyć podpis pod dokumentem.
- Początkowo podpisywanie e-Sprawozdań Finansowych za pomocą podpisu zaufanego napotykało na przeszkody, a tym samym najbezpieczniejszym rozwiązaniem był podpis kwalifikowany. Od niedawna usterka została naprawiona. Co więcej, Ministerstwo Cyfryzacji udostępniło specjalną e-usługę „Podpisz dokument elektroniczny za pomocą Profilu Zaufanego” (link: https://www.gov.pl/web/uslugi/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany) - warto rozważyć skorzystanie z niej. Usługa umożliwia podpisywanie dokumentów elektronicznych (także przez wiele osób) za pomocą podpisu zaufanego. Za pomocą usługi możliwe będzie opatrzenie sprawozdania finansowego podpisem zaufanym, jak również sprawdzenie czy dokument został podpisany przez inne osoby oraz czy złożone podpisy są prawidłowe.
- UWAGA: Osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z podpisu zaufanego (dotyczy to w szczególności cudzoziemców). Jednakże Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej może zostać podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdES, bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny wydany na terenie Unii Europejskiej, jak również w państwie spoza UE, spełniający powyższe założenia będzie ważny do podpisania sprawozdań finansowych.
II. Zatwierdzenie E-Sprawozdania Finansowego
- Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu (np. w formie podjęcia stosownej uchwały) przez organ zatwierdzający - zatwierdzenie powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (najczęściej terminem końcowym będzie 30 czerwca 2019 r.).
- Nie ma obowiązku postaci elektronicznej dla dokumentów (tzn. mogą być dołączone skany dokumentów):
a) uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego,
b) uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty.
III. Złożenie E-Sprawozdania Finansowego
- Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR, składają e-sprawozdania do Repozytorium Dokumentów Finansowych za pośrednictwem:
a) systemu eKRS z podpisem elektronicznym (opcja płatna),
b) systemu teleinformatycznego Ministerstwa Sprawiedliwości obsługującego przyjmowanie dokumentów finansowych (opcja bezpłatna).
- Termin. Dokumenty należy złożyć w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (najczęściej będzie to 15 lipca 2019 r.).
- Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego nie mają obowiązku składania sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego, w ich przypadku Krajowy Rejestr Sądowy przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (w konsekwencji do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej).
- Dokumenty można złożyć także za pośrednictwem profesjonalnego pełnomocnika (adwokat, radca prawny etc.), do czego zachęcamy.
