W przeciągu ostatnich lat wielu przedsiębiorców pozyskało dotacje w ramach programów współfinansowanych przez Unię Europejską. Aktualnie kończą się programy przewidziane na lata 2007-2013, przychodzi także czas rozliczenia przedsięwzięć dotowanych ze środków UE.
Okazuje się, że sukces w postaci pozyskania dotacji unijnej może być dopiero początkiem kłopotów dla przedsiębiorcy. W celu zachowania dotychczas wypłaconych zaliczek na realizacje projektu oraz otrzymania płatności końcowej, konieczne jest bowiem szczegółowe rozliczenie poniesionych kosztów kwalifikowanych i niekwalifikowanych oraz wykazanie, że w toku realizacji projektu przedsiębiorca spełnił nałożone na niego obowiązki, co w praktyce okazuje się być niełatwym zadaniem.
Instytucje powołane do rozliczania dotacji unijnych coraz częściej kontrolują i kwestionują sposób realizacji projektu. Najczęściej spotykanym zarzutem są braki w dokumentacji księgowej oraz stosowanie przez przedsiębiorców nieprawidłowych procedur wyboru dostawców towarów i usług. Pomimo, że większość prywatnych przedsiębiorstw, które pozyskały dofinansowanie nie ma obowiązku stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, zawarte umowy o dofinansowanie wymagają, aby wybór wykonawców odbywał się w oparciu o procedury zapewniające przejrzystość, jawność i poszanowanie zasad uczciwej konkurencji.
Zależnie od rodzaju projektu instytucje finansujące mogą wskazać w umowie minimalne standardy jakie musi wypełnić beneficjent przy udzielaniu zamówień. Może to polegać na obowiązku przeprowadzenia publicznego przetargu lub też konieczności zebrania minimum trzech ofert od potencjalnych dostawców towarów i usług (najczęściej spotykane). Istotne jest przy tym fakt, że odpowiednie procedury powinny być stosowane także przy wyborze dostawców dokonanym przed formalnym zawarciem umowy o dofinansowanie (ale po złożeniu wniosku o przyznanie dotacji), jeżeli koszty nabycia tych towarów i usług mają zostać zaliczone do poniesionych przez przedsiębiorcę wydatków kwalifikowanych w ramach programu unijnego.
Obowiązek wykazania, że minimalne standardy udzielania zamówień zostały spełnione spoczywa na beneficjencie dofinansowania. Uchybienia formalne przy rozliczaniu projektu mogą także powodować konieczność zwrotu całości lub części uzyskanej dotacji już po formalnym zakończeniu projektu. W przypadku stwierdzenia uchybień np. formalnych, instytucja finansująca może odmówić uznania danych wydatków za kwalifikowane w ramach przyznanego dofinansowania i w konsekwencji domagać zwrotu zaliczkowo wypłaconej dotacji. Aby uniknąć problemów związanych z rozliczeniem dofinansowania, należy już wcześniej przygotować odpowiednią dokumentację oraz ewentualne wyjaśnienia.
Pomimo stosunkowo restrykcyjnych procedur rozliczania dotacji, instytucje finansujące zazwyczaj akceptują wszelkie dowody wskazujące na stosowanie przez przedsiębiorcę wymaganych procedur. Oprócz dokumentacji księgowej i przetargowej, dowodem w tego rodzaju sprawach mogą być np. zdjęcia ogłoszeń wywieszonych w siedzibie beneficjenta, pliki zapisu elektronicznego, czy też wydruki zrzutów ekranów komputera – w przypadku ogłaszania o zamówieniach na stronie internetowej. W przypadku kwestionowania trybu postępowania przez instytucję finansującą, jako dowód przyjmowane są także pisemne oświadczenia beneficjenta co do faktów i okoliczności sprawy.
Ze względu na coraz częstsze problemy z rozliczaniem dotacji oraz dużą uznaniowość w działaniu instytucji finansujących, warto jeszcze przed końcowym rozliczeniem, szczegółowo przeanalizować posiadaną dokumentacje oraz procedury obowiązujące w konkretnym projekcie unijnym. Pozwoli to na wykrycie potencjalnych zagrożeń i przygotowanie kompletnej dokumentacji, przed rozliczeniem końcowym. Dobrze przygotowane dokumentacja rozliczeniowa pozwoli, bowiem uniknąć wielomiesięcznych sporów z instytucją finansującą, które niejednokrotnie znajdują finał na drodze sądowej.
adwokat Jerzy Krotoski
