Większość przedsiębiorców, także z branży motoryzacyjnej, posiada w ramach prowadzenia swojej działalności oraz możliwości wpłat gotówkowych przez klientów, wewnętrzna procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML). Spełnienie powyższego obowiązku nakłada bowiem wprost art. 50 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W przepisie czytamy, że: ,,Instytucje obowiązane wprowadzają wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zwaną dalej “wewnętrzną procedurą instytucji obowiązanej”.” Powyższa ustawa w art. 2 ust. 1 pkt 23 wymienia wśród instytucji obowiązanych przedsiębiorców w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro (w ramach jednej operacji, bądź kilku powiązanych).
Mając na uwadze ww. przepis, procedura AML stanowi dokument zindywidualizowany, dostosowany do rodzaju przedmiotu działalności, jego rozmiaru oraz charakterystyki firmy.
Jednak samo posiadanie procedury w firmie to nie wszystko. Najistotniejsze jest przeszkolenie pracowników, wyznaczenie kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialnej za jej stosowanie, oraz w przypadku klientów wpłacających środki pieniężnej w gotówce, korzystanie ze specjalnie przygotowanych do tego ankiet i ocen ryzyka, aby prawidłowo zastosować środki bezpieczeństwa finansowego. Czynności powinny znaleźć odzwierciedlenie w dokumentacji.
W ostatnim czasie stało się to kwestią kluczową, istotną i pilną, bowiem do firm działających w branży motoryzacyjnej zapukali kontrolerzy z urzędów celno – skarbowych. Nie byłoby w tym nic dziwnego, gdyby byli to kontrolerzy GIIF oraz fakt, iż także pracownicy ww. urzędów mają takie uprawnienie i działając w oparciu o art. 130 ust. 2 pkt 1 lit. e ww. ustawy – żądają przedłożenia zestawienia wpłat gotówkowych o wartości równej lub powyżej 10 000 euro za ostatnie 2 lata wstecz, dokumentacji wskazującej na zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, danych klientów wpłacających gotówkę, oraz przekazania potwierdzenia informacji do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o przyjętych wpłatach gotówkowych o równowartości przekraczającej 15 000 euro, jeżeli takie wystąpiły. Ponadto kontrolerzy dążą do ustalenia osób wyznaczonych przez firmę jako odpowiedzialnych za wykonywanie obowiązków określonych tą ustawą.
Należy spodziewać się nasilenia kontroli w tym zakresie w branży automotive, w szczególności gdy w ostatnim czasie wzrosła sprzedaż pojazdów używanych, na których obrót gotówkowy jest powszechny, a dziura w budżecie nie ma końca.
Dla przypomnienia należy zwrócić uwagę, że przepisy ustawy AML między innymi przewidują konieczność przeprowadzania identyfikacji i weryfikacji klienta (np. przez pobranie kopii lub skanu dowodu osobistego) czy też ustalenia tzw. beneficjentów rzeczywistych wykonywanej transakcji (czyli tych osób czy przedsiębiorstw, które realnie mają wpływ na to jak zachowa się nasz kontrahent). Dalej wymaga się samodzielnej analizy dokonanej przez przedsiębiorcę, czy dana czynność nie służy praniu pieniędzy lub finansowaniu terroryzmu. Jeśli wniosek z analizy będzie pozytywny to obliguje to przedsiębiorcę do podjęcia określonych w ustawie działań jak np. odmówienie zawarcia umowy czy zgłoszenia transakcji Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej, a w niektórych przypadkach nawet zamrożenia środków klienta.
Kary są wysokie, a ryzyko ich nałożenia stało się bardzo realne. Kary administracyjne pieniężne mogą sięgnąć nawet do 1 000 000 euro. Aby się przekonać, warto zajrzeć na stronę internetową GIIF zakładkę sankcje administracyjne. Można zaobserwować ogromną ilość wydanych decyzji administracyjnych nakładających sankcje w postaci kary pieniężnej zarówno na przedsiębiorców prowadzących działalność jednoosobowo, jak i na duże podmioty, spółki prawa handlowego.
Warto już teraz sprawdzić, czy posiadamy wewnętrzną procedurę AML, czy wymaga aktualizacji o zmiany z 2021 r., czy nasza firma przeprowadziła ocenę ryzyka (przynajmniej raz na dwa lata, począwszy od 13 stycznia 2019 r. jest to wymóg ustawowy). Sprawdźmy wiedzę pracowników oraz obowiązek szkoleniowy obejmujący zagadnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych klientów. Dokonajmy analizy stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, czy mamy w firmie dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie ankiety z klientem oraz oceny ryzyka przy wpłacie gotówkowej. Zweryfikujmy czy została wyznaczona osoba z kadry kierowniczej wyższego szczebla odpowiedzialna za nadzór nad stosowaniem procedury. Pamiętajmy, o to pytają kontrolerzy. Przygotuj się przedsiębiorco, zanim będzie za późno.
