Od 13 października 2022 r. obowiązuje nowelizacja Kodeksu spółek handlowych, która w istotny sposób wpływa na pozycję organów spółek kapitałowych, w szczególności zarządu. Na zarząd nałożone zostały nowe obowiązki, nie tylko informacyjne, ale też organizacyjne. Wiele z nich obwarowane jest sankcjami finansowymi, dlatego kluczowe jest, aby zarządy jak najszybciej zapoznały się ze zmianami i je wdrożyły.
Nowe obowiązki
Zarządy spółek kapitałowych mają teraz ustawowy obowiązek protokołowania uchwał. Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. Podpis pod protokołem składa co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.
Ponadto zarząd jest zobowiązany przekazywać radzie nadzorczej na jej żądanie wszelkie informacje, dokumenty, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Informacje powinny zostać przekazane niezwłoczne, najpóźniej w terminie dwóch tygodni od zgłoszenia żądania. Ten obowiązek dotyczy również przekazywania danych doradcy rady nadzorczej. Niedopełnienie ww. obowiązków informacyjnych lub przekazanie danych niezgodnie ze stanem faktycznym, zatajenie lub nieprzekazanie ich doradcy rady nadzorczej podlega grzywnie od 20 000 do 50 000 zł, a nawet karze ograniczenia wolności.
Ponadto zarząd jest obowiązany, bez wezwania, do udzielenia radzie nadzorczej informacji m.in. o: uchwałach zarządu i ich przedmiocie, sytuacji spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym, postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, jak również o transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki.
Grupy spółek i wiążące polecenia
Nowelizacja wprowadza również przepisy dotyczące tworzenia grup spółek. W przypadku grupy spółek pojawia się możliwość wydawania w grupie spółek wiążących poleceń spółce zależnej przez spółkę dominującą. To na zarządzie spółki zależnej ciążyć będzie obowiązek weryfikacji polecenia i podjęcia przez zarząd uchwały o wykonaniu wiążącego polecenia lub o odmowie wykonania wiążącego polecenia w przypadku, gdy wykonanie doprowadziłoby do niewypłacalności albo zagrożenia niewypłacalnością spółki zależnej lub jest to sprzeczne z interesem spółki i wyrządzi jej szkodę. Uchwała musi zostać podjęta w formie pisemnej pod rygorem nieważności i zawierać uzasadnienie. Zarząd nie może sprzeciwić się wykonaniu wiążącego polecenia, o ile nie zajdzie jedna z przesłanek wskazanych w k.s.h. albo w umowie spółki (statucie). To oznacza, że zarząd powinien każdorazowo weryfikować treść polecenia i ocenić skutki jego wykonania. Odpowiedzialność zarządu za wykonane polecenie będzie wyłączona, jeżeli nie wystąpiły negatywne przesłanki wykonania polecenia. Jeżeli jednak zarząd powinien odmówić wykonania polecenia, ale tego nie zrobił, wyłączenie odpowiedzialności nie obowiązuje.
Business judgement rule
Totalnym novum jest wprowadzenie do kodeksu spółek handlowych zasady business judgement rule, która nakłada na członka zarządu obowiązek dołożenia należytej staranności i dochowania lojalności wobec spółki przy wykonywaniu swoich obowiązków. Przez pryzmat tej zasady oceniane będzie działanie członków zarządu. Członek zarządu nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny, postępując w sposób lojalny wobec spółki. Prognozuje się, że na znaczeniu zyskają prywatne opinie i raporty, którymi będą posługiwać się członkowie zarządu chcąc zachować należytą staranność i wykazać działanie w granicach dopuszczalnego ryzyka gospodarczego.
Zasady ustalania kadencji zarządu
Ponadto doprecyzowano budzącą sporo wątpliwości kwestię liczenia kadencji organów w spółkach wskazując, że liczą się pełne lata obrotowe, o ile statut nie stanowi inaczej. Na przykład: mandat członka zarządu w spółce, której rok obrotowy jest tożsamy z rokiem kalendarzowym, powołanego 1 czerwca 2021 r. na dwuletnią kadencję wygaśnie z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok obrotowy 2023. Do wszystkich trwających mandatów i kadencji stosuje się nowe zasady.
Po zakończonej kadencji
Były członek zarządu jest uprawniony i zobowiązany do złożenia wyjaśnień w toku sporządzania sprawozdania z zarządu z działalności i sprawozdania finansowego za okres pełnienia przez niego funkcji i udziału w zgromadzeniu wspólników zatwierdzającym te sprawozdania. Tak więc może uczestniczyć w zgromadzeniach, których decyzje dotyczą m.in. jego działalności, co zwiększa transparentność działania i pozwala mu pozyskać wiedzę co do oceny jego działalności.
Ustawodawca wydłużył obowiązek zachowania tajemnic spółki na czas również po wygaśnięciu mandatu. Ma to przeciwdziałać ujawnianiu informacji przez członków organów spółek po zakończeniu pełnienia przez nich funkcji. Ujawnione informacje mają niekiedy kluczowy charakter i mogą istotne wpływać na bieżącą działalność spółki.
O czym pamiętać
W przypadku spółek akcyjnych, uprawnienia kontrolne rady nadzorczej obowiązują, o ile nie zostanie to uregulowane w statucie inaczej, natomiast w spółce z o.o., żeby te regulacje obowiązywały należy uwzględnić je w umowie. Zatem będąc członkiem zarządu, warto zweryfikować zapisy umowne i ewentualnie przeciwdziałać nadmiernej ingerencji Rady Nadzorczej w funkcjonowanie zarządu i torpedowaniu działalności zarządu, poprzez zmianę umowy (statutu). Poza tym rekomendujemy również przygotowanie kompletnej dokumentacji z podejmowania uchwał przez zarządy, oraz bieżące dokumentowanie wszelkich analiz, opinii i raportów związanych z podejmowaniem decyzji, które dokumentują ocenę ryzyka gospodarczego i potwierdzają zachowanie należytej staranności. Dopiero za kilka lat w orzecznictwie będziemy mogli zobaczyć jaki wpływ będą miały na pociąganie członków zarządu do odpowiedzialności za działanie w trakcie pełnienie swojej funkcji w spółce.
Autorem artykułu jest r. pr. Kinga Malcher-Firlej.
