Spółka cywilna jest jedną z najchętniej wybieranych w Polsce form prowadzenia działalności gospodarczej. Spółka sama w sobie nie jest jednak odrębnym podmiotem prawa, a wyłącznie umową pomiędzy wspólnikami. W związku z tym wraz z rozwojem prowadzonej działalności można rozważyć zmianę formy prawnej w celu ograniczenia ryzyka osobistego. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem jest przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Jakie są zalety przekształcenia w spółkę z o. o.?

Niewątpliwą zaletą spółki z o. o. jest ograniczona odpowiedzialność jej wspólników – nie odpowiadają oni za zobowiązania spółki. Jest to istotne zróżnicowanie w stosunku do spółki cywilnej, gdzie wspólnicy odpowiadają za zobowiązania solidarnie i bez ograniczeń. W miarę rozwoju działalności prowadzonej przez wspólników spółki cywilnej przekształcenie w spółkę z o. o. stanowi dobry krok w kierunku zabezpieczenia majątku osobistego wspólników, gdyż możliwe jest rozgraniczenie majątku osobistego wspólników i majątku spółki.

Zaletą jest też stosunkowo niski minimalny kapitał zakładowy potrzebny do rozpoczęcia działalności w formie spółki z o. o., wynoszący 5.000 zł – jest to próg, który umożliwia prowadzenie biznesu niemal każdego rodzaju i przy stosunkowo niewielkim nakładzie finansowym.

Jak wygląda procedura przekształcenia w spółkę z o. o.?

Procedura przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o. o. przebiega w sposób podobny do przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o. o. – może odbyć się w sposób pełny/standardowy albo uproszczony.

Procedura standardowa

W pierwszej kolejności należy sporządzić plan przekształcenia. Plan przygotowują wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki cywilnej w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Minimum, jakie powinien zawierać plan przekształcenia to ustalenie wartości bilansowej majątku spółki cywilnej na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom spółki cywilnej planu przekształcenia. Załączniki do planu przekształcenia stanowią: projekt uchwały w sprawie przekształcenia spółki cywilnej, projekt umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i sprawozdanie finansowe sporządzone dla celów przekształcenia.

Kolejnym z kroków jest dwukrotne zawiadomienie wspólników o zamiarze podjęcia uchwały o przekształceniu. Pierwsze zawiadomienie powinno mieć miejsce nie później niż na miesiąc przed planowanym dniem podjęcia uchwały, za którą to muszą opowiedzieć się wszyscy wspólnicy. Obligatoryjne elementy, które powinna zawierać uchwała, określone są w art. 563 § 1 k.s.h. Uchwała o przekształceniu powinna być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza.

W końcowej fazie wszyscy członkowie zarządu wnoszą wniosek o wpis przekształcenia do rejestru. Sąd wpisuje do rejestru spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

Procedura uproszczona

Uproszczony tryb przekształcenia spółki cywilnej stosowany jest w wypadku, gdy wszyscy wspólnicy spółki cywilnej prowadzili jej sprawy – z tego też powodu tryb ten cechuje się mniejszym sformalizowaniem. W takiej sytuacji nie ma obowiązku przygotowywania planu przekształcenia, ani też konieczności zawiadamiania wspólników o zamiarze podjęcia uchwały w sprawie przekształcenia. Należy jednak przygotować dokumenty, które w standardowej procedurze stanowią załączniki do planu.

Podjęcie uchwały o przekształceniu następuje analogicznie jak w przypadku procedury standardowej. W kolejnym kroku wszyscy członkowie zarządu wnoszą wniosek o wpis przekształcenia do rejestru, zaś Sąd po jego rozpatrzeniu wpisuje spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością.

O czym należy pamiętać przy przekształceniu? 

Wraz z wpisem w rejestrze przekształcenia spółki cywilnej jej wspólnicy powinni złożyć wniosek o wykreślenie ich danych z rejestru CEiDG. Jeśli natomiast nadal prowadzą działalność poza spółką wystarczająca jest aktualizacja wpisu, następująca poprzez wykreślenie informacji o byciu wspólnikiem w spółce cywilnej.

Ponadto wymagane jest zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w terminie nie później niż 7 dni od wpisu przekształcenia w rejestrze. Wspólnicy spółki cywilnej nie są wpisywani do tego rejestru, jednak po przekształceniu w spółkę handlową, jaką jest spółka z o. o., są do tego zobowiązani.

Wspólnicy powinni pamiętać, że w przypadku przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością nadal będą odpowiadać na dotychczasowych zasadach solidarnie ze spółką przekształconą za zobowiązania powstałe przed dniem przekształcenia przez okres trzech lat, licząc od dnia przekształcenia.

Nie należy zapomnieć także o fakcie, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest opodatkowana podwójnie – zysk spółki opodatkowany jest podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT), zaś dywidenda wypłacana każdemu ze wspólników jest opodatkowana podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Ponadto spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości – inaczej niż w przypadku spółki cywilnej, gdzie do określonej wysokości przychodów w skali roku (2 mln euro) księgowość może być prowadzona w sposób uproszczony.

Jaki jest czas potrzebny na dokonanie przekształcenia?

W przypadku przekształcenia czas potrzebny na przeprowadzenie wszystkich koniecznych czynności może być zróżnicowany. W wypadku standardowej procedury należy pamiętać o czasie potrzebnym na sporządzenie planu przekształcenia i załączników. Z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem należy po raz pierwszy zawiadomić wspólników o planowanym podjęciu uchwały w sprawie przekształcenia. Do czasu trwania całego procesu należy doliczyć także oczekiwanie na rejestrację spółki przekształconej – od momentu złożenia wniosku do wpisu przekształcenia przez Sąd mija średnio ok. 1,5 miesiąca. Natomiast przy zastosowaniu procedury uproszczonej czas potrzebny na wszystkie potrzebne czynności jest krótszy z uwagi na brak konieczności sporządzenia planu i zawiadamiania wspólników.

Średni czas trwania procedury przekształcenia wynosi ok. 3,5-4 miesiące, zaś w wypadku zastosowania procedury uproszczonej ok. 2,5-3 miesiące. Okres ten może zmieniać się w zależności od skomplikowania spraw związanych z przekształceniem.

Koszty przekształcenia w sp. z o. o. – ile wynoszą?

W kosztach przekształcenia znajdować się będą: opłaty sądowe i skarbowe, opłata za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, koszty notarialne i koszty obsługi prawnej. Od wniosku o wpis przekształcenia do rejestru należy uiścić 600 zł – 500 zł opłaty sądowej oraz 100 zł opłaty za ogłoszenie w MSiG. Koszty notarialne związane są ze sporządzeniem uchwały o przekształceniu w protokole sporządzonym przez notariusza – kwota ta zależy od wartości wkładów wnoszonych do spółki przekształcanej. Należy także mieć na uwadze, że przekształcenie jest procedurą skomplikowaną, dlatego też wskazane jest korzystanie z usług profesjonalnego prawnika. Dzięki temu cała procedura zostanie przeprowadzona poprawnie, a w przyszłości nie będą występować ewentualne negatywne konsekwencje, które to mogą się pojawić na skutek błędów popełnionych podczas przekształcenia. Z uwagi na reprezentowanie przez pełnomocnika może być konieczne także uiszczenie opłat skarbowych w wysokości 17 zł (np. przy składaniu wniosku o wpis przekształcenia).